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样品管理程序

发表时间:2021-07-30 17:08作者:浙江起点科技咨询有限公司

样品管理程序

1 目的

规范对样品的接收、标识、流转(运输)、储存、保护保留和清理的管理,保证样品的完整性、具有代表性和有效性,确保检测结果的科学性和公正性。

2 范围

适用于本中心开展各项检测业务中所涉及的样品管理工作。

3 职责

3.1质量负责人

3.1.1负责对样品的监督管理工作;

3.1.2组织监督员监督样品管理的实施。

3.2样品管理员

3.2.1负责样品的接收、初验分发、标识、录入等项工作;

3.2.2负责样品的内部验收、流转(运输)、存储、保护及处理的管理。

3.3检测室

3.3.1负责检测过程中样品及标识的保护和清理工作。

4 工作程序

4.1样品的接收

4.1.1样品由样品管理员统一接收,其他人不得直接受理检测样品;在接收客户送检样品时,应根据客户的检验需求,查看样品状态(包装、外观、数量、型号、规格、等级等)并清点样品,认真检查样品及其资料的完整性,检查样品的性质和状态是否适宜于进行所需求的检验。同时应与客户商定有关样品准备的要求和检验完毕后样品处理方式。

4.1.2样品管理员根据委托要求,查验样品状况,包括外观、数量、型号、规格等。检查样品的性质和状态,确认样品和相关资料满足要求后,记入《样品信息登记表》。

4.1.3当样品与检测委托单内容不相符、委托方要求不明确或不详尽、对样品是否适合要求持有疑问时,样品管理员应及时向委托方提出,取得明确的说明,并记录、签字确认。

4.1.4对不符合规范、标准等规定要求的样品应退还委托方,不予接收。特殊情况下,由技术负责人组织对客户委托要求偏离检测方法正常条件的评审,并要求委托方出具书面意见,在不影响检测质量前提下,经技术负责人批准后实施。

4.2样品的标识

4.2.1样品管理员负责对各种样品统一编号,并加贴《样品标识卡》,样品编号应具有唯一性和标识卡应表明其不同的检测状态,确保样品的可追溯并防止混淆。

4.2.1.1唯一性标识由样品编号构成,样品编号规则:

                             SYLAB – XXXXXX   XX

                                                     表示本日送样顺序号;

                                                     表示接收样品时间;

                                                   

                                                     表示中心代码

举例:SYLAB17082102:含义为:SYLAB:福恩测试中心,17代表2017年,0821代表:8月21日,02代表:本日内接受的第二个样品。

4.2.1.2状态标识分别为“待检”、“在检”、“已检”、“留样”。

4.2.2唯一性标识由样品管理员标注;状态标识分别由流转过程中的检测人员负责标注、转换。(对在检测过程中将发生形态变化的样品,可只进行唯一性标识)

4.3样品的流转

4.3.1样品管理员登记完毕后,在样品或其包装上贴上《样品标识卡》样品状态“待检”处打“√”,样品传递到检测室后,“待检”样品应分类放置整齐。

4.3.2检测人员收到样品后,应根据检测委托单的要求进行试验操作。

4.3.3进入检验的样品,检测人员应在《样品标识卡》样品状态“在检”处打“√”。

4.3.4样品由检测室传递时,样品识别号不得改变。

4.3.5样品在制备、检验、传递过程中应加以保护,检测员应核对样品的标识,并加以保护,对不同检测状态的样品分区存放,应严格遵守有关样品的使用说明,

避免受到非检验性损坏,并防止丢失、损坏,若发生损坏、丢失情况,责任人填写记录并报告质量负责人。必要时,与委托方联系解决。

4.3.6 检验完毕,检测人员在《样品标识卡》样品状态“已检”处打“√”。

4.3.7 需留样的样品由检测人员在《样品标识卡》样品状态“留样”处打“√”。,

交样品管理员登记。

4.4样品的准备

4.4.1当样品需要准备(制备)时,检测人员应严格按相应的作业指导书的要求进行操作。

4.4.2样品预处理时由检测室操作人员严格按相应的作业指导书的要求进行操作。

4.5样品的保护

4.5.1检测室收到样品后应按本中心规定要求存放,以防样品变质或损坏,保证检测结果的可靠性。

4.6样品的储存

4.6.1样品应存放在适宜的场所,样品室配备相应的设施,符合《设施与环境条件控制程序》要求。样品分类存放、防止火灾、丢失、变质、损坏和混淆的发生。如发生样品损坏、丢失等情况应及时调查原因,并由质量负责人做出处置意见,技术负责人审批,做出相应处理。

4.6.2对储存有特定要求的样品,应严格控制环境条件,管理人员应按规范要求调整检查并记录控制状况。

4.6.3存放样品应标识清楚、帐物一致。

4.7样品的处理

4.7.1检验样品留样期不得少于报告申诉期,留样期一般不超过三个月,特殊样品根据要求另行商定。需留样样品应移交样品管理员登记《留样登记表》并保存。

4.7.2客户要求领回的样品,在留样期满后,样品管理员应通知客户及时领回。

4.7.3留样期已过的客户委托样品,由本中心自行处理。

4.7.4留样期已过的客户不要求领回的有利用价值的样品(包括部分报废、报损样品),样品管理员应报主任批准后方可进行处理。

4.7.5客户暂不领回的已过留样期的样品,应与客户协商,限期领回或拿出处理意见。

4.7.6分包和实验室外检验样品的管理:

4.7.6.1检验中心对提供分包实验室的样品,在交付前应检查样品的完好性。检测室应根据检测专业要求做好样品的管理工作。

4.7.6.2对于根据检验工作需要在实验室外检验的样品,检测室应有保护样品完整性的措施,做好样品的标识,保证“已检”样品在合适的地点存放,根据检测专业要求做好实验室外检验样品的管理工作。

4.8样品的保密

4.8.1按委托要求和《保护客户机密信息和所有权程序》的规定,对客户的样品和有关资料信息予以保密。

4.8.2与检测无关的其他人员均不得查看样品。

4.8.3对客户提出的特别保密要求,各岗位人员按相应的保密措施控制实施。

5 相关文件

SYLAB-QP-13-2019    合同评审控制程序

SYLAB-QP-11-2019    保护客户机密信息和所有权程序

SYLAB-QP-04-2019    实验室内务管理程序

6 相关记录

《样品标识卡》

SYLAB-QR-28-04-2019《留样登记表》

SYLAB-QR-13-01-2019《测试申请单》


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